注意管理：やることリストを管理するために必要な生産性スキル|リアルシンプル

多くの人にとって、時間管理が達成不可能で不十分な生産性へのアプローチになっているのには理由があります。たぶん、あなたは貧弱な時間管理スキルをあなたの最悪の欠点と考えています。しかし、なぜ誰もが時間を「管理」できると期待されるべきなのでしょうか？時間は無期限の自律的な構成要素であるため、本質的に管理できません。

何回行くつもりだと自分に言い聞かせましたか このことをする 午後2時あなたは2時にそのことを始めますが、より差し迫った電子メールが届きます— 事！—そしてあなたはそれに答える必要があります。その後、あなたはあなたに魅了されます他のメールでいっぱいの受信トレイ ;そのウィンドウが開いている間にそれらに答えたほうがよいでしょう。あるメールは、あなたが先日読んだことを忘れたあなたの友人があなたに送った別の記事を思い出させる記事にリンクしています。あなたは読み始めて、それがすでに2:28であることに気づきます、そしてあなたはその最初のことをするためにたった1時間しか割り当てませんでした。（不安と自己叱責の合図。）

時計を午後2時に戻すことはできません。または、28分間の作業で失われた時間を埋め合わせる間、時間を一時停止することはできません。あなたは何 できる 代わりに、生産性を達成する必要があると考える方法を再構成します。時間に追いつくことを試みる（そして失敗する）代わりに、あなたの注意 —いつ、何に集中するか（または集中しないか）を選択する機能。

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時間管理がもはやそれを削減しない理由

「時間を管理するという観点から生産性への道を表現する限り、私たちは常にエイトボールの後ろにいるでしょう」と言います。マウラ・トーマス、生産性の専門家であり、 注意管理 。

トーマスによれば、時間管理が概念として多くの人に適していない主な理由は2つあります。「1つは、時間管理と言えば、実際には時間の管理ができないのに、実際には時間の管理ができるという幻想を与えてくれます。時間は何をしても進行します」と彼女は説明します。

2つ目は、ほとんどの人が自分の時間を管理することを考えるとき、最初の本能は自分自身との約束をすることです（午前9時に、四半期分析を終了します。10：30に、メールへの返信を開始します）。トーマスが指摘するように、問題は、自分との約束を破るのが簡単で、最も簡単であるということです。誰があなたを止めようとしているのですか？

時間は依然として必要かつ重要ですが、それはあなたが個人的な生産性の感覚を連鎖させる唯一のものであってはなりません。トーマスは、「時間との強い関係」があるものにのみカレンダーを利用することをお勧めします。これらは、他の人との約束、イベント、プロジェクトの締め切りです。

技術的に期限がなく、他の誰かに実際に責任を負わない他のタスクは、時間との関係が弱くなります。これらの例では、確かに、午後3時に何かに取り組むことを計画できますが、「その時間帯に注意を制御しなければ、それは問題ではありません」とトーマスは言います。「その時間ブロックが終了するときはいつでも、あなたが注意を管理しなければ、タスクは実行されません。」

「時間を管理することがあなたのカレンダーであなた自身との約束をすることを意味するなら、私たちはそれに失敗します、そして私たちはいつもそれに失敗しました」と彼女は言います。「しかし、私たちが今それで失敗する理由は、私たちが非常に多くの気晴らしを持っているからです。」

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あなたの注意を管理することはどういう意味ですか？

トーマスは、研究、執筆、生産性教育の経験を通じて、注意管理を「頭がどこにあるかを認識する機会と、脳の状態に移行する能力を与える行動の集まり」と定義するようになりました。現時点でより関連性があります。」

注意管理は、すべて相互に関連しているため、時間または時間管理の概念から完全に切り離されているわけではありません。（トーマスが認めているように、「ある意味で私たちはセマンティクスについて話しているが、私たちが使用する言葉は強力である。」）

しかし、概念として、その目的は、あなたの理解と戦略を変えることです。 どうやって あなたは自分自身をやる気にさせる：誰も制御できない時間を制御しようとすることに集中する代わりに、注意の制御を実践することに集中することができます。これは、非常に実行可能なことです（練習と意志力はありますが）。簡単に言えば、トーマスは人々に無力ではないことを思い出させ、忙しい日々のコントロールを取り戻す力を与えることを決意しています。

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注意管理のためのあなた自身の能力に精通してください

注意管理を生産性の方法として理解するためには、まず、注意自体が広く個人的にどのように機能するかを理解する必要があります。トーマスが言及した「脳の状態」、または1日の任意の時点で私たちが占有して移動する注意の「4つの象限」に戻りましょう。

彼女は言います。「私たちがいる可能性のあるさまざまな脳の状態を大まかに分類すると（もちろん無限の数があります）、しかし一般的なバケツでは、1）反応的で気が散る、2）集中して注意深い、3）空想またはマインドワンダリング、および4）フロー。

1.反応的で気が散る

これは、専業主婦であろうと企業コンサルタントであろうと、ほとんどの人が1日中滞在するヘッドスペースです。この状態では、あなたは しようとしています 集中するが、それでも周囲を制御できず、気を散らすものに翻弄され続ける：電子メール通知、Slack ping、電話の呼び出し音、クールな記事を読みたい、誰かが机のそばに立ち寄って簡単な質問をする、空腹を感じるスナック、またはタスクを中断する子供在宅勤務中。

「私たちは物事から物事へと切り替えています...そして私たちは今日を通してマルチタスク、より正確にはタスク切り替えを行っています」とトーマスは言います。あなたはそれを見抜くことを意図してプロジェクトを始めるかもしれませんが、多くの外部の気晴らしと内部先延ばししたい誘惑反応的で気が散る状態を維持します。これは、当然のことながら、最適な生産性を得るための理想的な注意管理象限ではありません。

2.集中してマインドフル

「この2番目のバケツは、正反対のようなものです」とトーマスは言います。ザ・集中して注意深い状態あなたが積極的に集中しているものです。 1つのタスク（長いメールレポートの作成と送信）にすべての注意を集中させるか、一連のタスクに一定の時間と集中力を費やす（時間をかけて複数のメールを送信する）ことに力を注いでいます。オフ）。

いずれにせよ、トーマスは、この象限では、あなたは邪魔されないようにするための措置を講じており、忍び寄る他の考えを積極的に押し出し、より認知的に長期間注意を維持していると言います厳しい仕事。」

これは、最も生産的で効率的な自己になるために利用する最も明白なヘッドスペースです。トーマス参照カルニューポート、ジョージタウン大学のコンピュータサイエンスの著者兼准教授。「ディープワーク」という用語この状態で発生する作業の種類を説明します。

3.空想またはマインドワンダリング

「これは、特にどこにも積極的に注意を向けていないところですが、気を散らすものには積極的に抵抗しています」とトーマスは説明します。 'あなたはあなたの心をさまよって、ただ あります 、そしてあなたは意図的に「いいえ」と言って、テキストを送信するために携帯電話を取り出したり、テレビの電源を入れたり、ポッドキャストを入れたりします。トーマスは、これらを静かな瞬間または「中間」の瞬間と呼びます。ここでは、バスを待っている、コーヒーショップで注文するために並んでいる、または駐車場を歩いて車を手に入れます。

これらの中間の瞬間を活動や気晴らしで満たすのは無害で、賢く、生産的でさえあるように見えるかもしれません（エレベーターに乗っている間にいくつかの電子メールをノックアウトしてみませんか？）、そしてそれはしばしばそうなる可能性があります。しかし、バランスを見つけることは重要です。なぜなら、これらの小さな心のポケットの間に、すべての良いことが起こるのです。

「この空想的な状態は、私たちが洞察を得るとき、アイデアを得るとき、そして私たちの創造性が実際に出てくるときです」と彼女は言います。「洞察や新しいアイデアを持ったり、問題を解決したりするように自分に命じることはできません。それは、それらのことが起こり得る静かな瞬間にのみです。私たちはどういうわけか、私たちがやっていない、やっている、やっていないのなら、私たちは生産的ではないことに気づきました。しかし、実際には、正反対のことが当てはまります。」

4.フロー

そして最後に、流れがあります。これは、脳が他の3つの象限のいずれとも異なる働きをする、深く焦点を合わせた心理状態です。この心理学的概念は、ハンガリーの心理学者ミハイ・チクセントミハイによって最初に認識され、名前が付けられました。これには、自分の仕事で簡単に自分を失うことが含まれます。「あなたが流れているときの意味は、時間と空間であなた自身を認識するあなたの脳の部分（私は空腹です、私は寒いです、これは退屈です、誰かが私のInstagramの投稿を好きだったのだろうか？）がなくなるということです」とトーマスは言います。「あなたは目の前の仕事に完全に没頭しています。それはあなたがしていることに完全に夢中になっているのです。」

言い換えれば、それを実現することさえせずに、あなたはゾーンにいます。生産性のための完璧な精神的な場所ですよね？しかし、1つの落とし穴があります。「流れに身を任せることはできません」とトーマスは言います。しかし、「集中して注意深いヘッドスペースに長期間留まると、幸運になるかもしれません。流れに入るのに十分です。」

「これらは私たちが脳の活動をひとまとめにすることができる4つの脳の状態です。注意管理は最終的にあなたがどちらにいるのかを認識し、その瞬間にあなたに最も役立つものに意識的に移行する能力です」と彼女は言います。

あなたの注意を管理する方法

注意管理を習得するための最初のステップが、特定の瞬間にあなたの心がどこにあるかについての意識を養うことである場合、2番目は、どの脳の状態が目前のタスクに理想的であるかを認識し、それを取得するために意図的にその脳の状態に移行することです。完了しました。

忙しい日に住むのに理想的な精神的な場所は、より一般的な「反応的で気が散る」状態ではなく、「集中的で注意深い」と言っても過言ではありません。しかし、あなたが眠くて霧がかかっている朝、どうやってそこに着くのですか？それとも、あなたの皿の上の仕事の山が公式に圧倒されている正午頃ですか？または午後3時頃お腹が空いたとき、疲れたとき、同僚（または家族）が混乱しているときは？あなたはコントロールを取り戻します。

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「人々は彼らが彼らの仕事を成し遂げる必要があると私に言います、しかし[彼らはそうすることができません]人々は彼らを邪魔し続けます。人々は常にあなたを邪魔するつもりです」とトーマスは説明します。「あなたが邪魔されるのを止めることができる唯一の方法は、人々にあなたを一定期間邪魔するのをやめるように言うことです。」

トーマスが言うように：注意は気晴らしへの解毒剤です。気晴らしにあなたをコントロールさせる代わりに、それらに対するあなた自身のエージェンシーを認めてください。「注意を制御するための2つの最も重要なテクニックは、環境とテクノロジーを制御することです」と彼女は言います。方法は次のとおりです。

環境を制御する

これを行う1つの方法は、集中力を維持しようとしている他の人と通信する信号を作成することです。それは文字通りのサインを邪魔しないかもしれません。ヘッドホンをつけている可能性もあります。オフィスや別の作業エリアがある場合は、ドアが閉まっている可能性があります。または、必要に応じて、上記のすべてにすることもできます。「信号が何であれ、それについて明確にしてください。ヘッドフォンを持っているからといって、邪魔しないことを意味することを人々が知っていると期待しないでください。あなたは彼らに言わなければならない」とトーマスは主張する。「私の邪魔しない信号が上がっているとき、それはそれが本当に緊急事態でない限り私を気にしないことを意味します。これは、環境を制御する例です。 '

一日中「気にしない」という合図を出すことを期待するのは現実的ではありませんが、トーマスは、たとえば1時間に20分、または90分ほど2回、深く集中するために自分をシャットオフすることをお勧めします。日。「頻度と期間はあなた次第です、そしてそれはあなたの仕事の性質またはあなたの周りの人々があなたをどれだけ必要としているかに依存します」と彼女は言います。

テクノロジーを制御する

気晴らしのない環境を作成したら、究極の気晴らし、つまりデバイスを排除する時が来ました。すべての通知バナー、番号、ドット、ping、DMは、注意を引くように設計されています。彼らもそれをうまくやっていますが、あなたはあなたが思っているよりも多くのコントロールを持っています。

「環境と注意を制御するための2番目のステップは、電子メールを閉じるか、オフラインモードまたはサイレントモードに移行することです」とThomasはアドバイスします。はい、たとえあなたが取り組んでいるまさにそのタスクが電子メールであっても。

「50通の[メール]に答えなければならない場合、それを行う唯一の方法は、新しいメッセージの受信を停止することです」と彼女は言います。「そうしないと、既存の50に到達できません。最初の50に答えると、新しいもの（および新しいものと新しいもの）が存在するからです。」新着メールのみに注意を向ける後あなたは、あなたが答えようとしている既存のメッセージに応答しました。

ギフトボックスの包み方

次に、携帯電話を非表示にします。「周囲の音が鳴ったり、pingが鳴ったり、振動したり、注意を喚起したりするものはすべて隠します」とThomas氏は言います。サイレントでフェイスダウン、またはさらに良いことに、どこか見えない場所に置いてください。「調査によると、たとえそれがオフで裏向きであっても、私たちの電話の存在だけが私たちの気をそらします。」（慌てる必要はありません。指定したフォーカス期間が終了すると、電話、メール、Googleチャット、Twitterなどすべてを確認できます。）

あなたが好きな人ならバックグラウンドノイズ、何を聞くか注意してください。あなたはポッドキャストを考えるかもしれません、 オフィス 再放送、またはラップミュージックは集中力を高めるのに役立ちますが、逆のことをしている可能性があります。

「誰もが異なりますが、研究によると、一般的に、それは非常に気が散ることがあります。人々にとって最も気が散るのは、他の人々の声の音です」とトーマスは言います。「本当にノイズが必要な場合は、ノイズにします。クラシック音楽、海の波の音、コオロギの鳴き声、火のパチパチという音です。」

タスクを分解し、停止ポイントを指定します

タスクを実行する時期を決定し、潜在的な中断を排除したら、「タスクが完了するまで、または開始する前に決定した停止ポイントに到達するまで」、そのタスクを実行します。これは、時間と注意が密接に関係している場所です。

それが1つの大きなタスクである場合は、それを達成可能な断片に分割し、その完了が指定された停止点になります。それらが終了するまで、細心の注意を払ってそれぞれに焦点を合わせます。または、タイマーを設定して、その時間枠でできることを完了することにすべての注意を向けることを決定します。

古い習慣を改革し始める

このステップは、あなたの注意を第二の性質に集中させるために、上記の習慣を実践することについてです。

「人々は私にたくさん尋ねます、「私たちは私たちのデバイスにはまっていますか？」私は心理学者ではありませんが、私たちのテクノロジーは意図的に習慣を形成していると言えます」とトーマス氏は言います。「私たちの電話のすべてのアプリは...私たちの注意を盗むように設計されています。」

タスクからタスクへの切り替え、通知のクリア、テキストの確認、バックグラウンドノイズのないテレビの電源投入など、すべてが私たちの日常生活の一部になっています。私たちは基本的に、あらゆる場面で気を散らすように訓練されています。「私たちは気を散らすことに慣れてきました」とトーマスは信じています。

注意の転換を軽減することにより、「あなたは[彼ら]なしで長期間に慣れ、より長く集中し続ける能力を高め始めます」と彼女は言います。「注意散漫があなたの注意スパンで欠けているのと同じように、それらの注意散漫を制御することはあなたの注意スパンを構築します。 [最終的に]数分ごとに切り替える代わりに、切り替えるときに選択できる機能が増えました。」

「私たちにとって最も重要なこと、つまり私が生産性を定義する方法を達成できなかったのは、1日の時間が足りないからではありません」とトーマスは結論付けています。「私たちは、周りのすべてのものに対して完全に無力であるかのように振る舞いますが、実際にはそうではありません。私にとって、それは最も重要なメッセージであり、私が最も情熱を注いでいるメッセージです...私は本当にあなたがあなたの注意を制御していることを人々に理解してもらいたいです。ええと、たぶんあなたは今はしませんが、できます。」

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