私たちは皆、即座に対応するために電子メールに依存しています。そして、Amazonパッケージが実際にその途上にあることを保証します。しかし、賞賛に値するすべての特典について、チェックを外したままにすると、メールの受信トレイがすぐにあなたの存在の悩みの種になる可能性があると言っても過言ではありません。そして、雑然とした受信トレイの光景は、ほとんどすべての人にとって直接的なストレス要因です。
メールを定期的にチェックすることは避けられない日常の作業であり、「全員に返信」をどれだけ熱心に行っても、マウントされているメールの受信トレイを管理することは、口で言うほど簡単ではありません。そして、あなたがあまり勤勉でない場合-のように、あなたはあなたの メールはアドレス指定されずに積み重なる —受信トレイの整理の欠如（および電子メールの借金を抱えていることへの不安）が発生する可能性があります 生産性に影響を与える あなたが思っている以上に。幸いなことに、混沌とした受信トレイの穴から抜け出す方法があります。手に負えない受信トレイをより適切に管理するために、生産性のプロを利用して、時間の節約（命を救う）メール管理ハックを行いました。これにより、一見とらえどころのない受信トレイゼロにはるかに近づくことができます。
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1 一度に15分間だけメールをチェックする
生産性の専門家であり、の創設者によると インクウェルプレス 、Tonya Dalton、簡単にメールをチェックすることで生産性を最大化できます、 15分のバースト 。 「受信トレイをまとめてチェックすると、短時間で読んだり返信したりできるメールの数に驚かれることでしょう」と彼女は言います。 「重要なのはタイマーを設定することです。そうすれば、15分が経過したときと、他の作業に移るときがわかります。」
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二 電子メールの時間ブロックをスケジュールする
同様に、純粋に電子メールチェックのために指定された時間ブロック（15分程度）をスケジュールする習慣を身に付けてください。メールが受信トレイにカスケードされるときにメールをローリングベースで読むと、最終的に生産性が低下します。絶え間ないコミュニケーションが重要な職業の場合、スケジュールを立てることは現実的ではないかもしれません。しかし、仕事をじっくりと見つめていると、たとえば60分または90分ごとにメールの読み取り時間を指定することができる場合があります。ルーチンに入るまで、カレンダーにアラートを設定します。誰かが本当にあなたに連絡する必要がある場合、彼らは再びあなたにメールを送ります、 ダイレクトメッセージを送信する 、またはお電話ください。スマートフォンでメールをざっと読む場合は、フォローアップが必要なメールに未読のマークを付けて、後で返信するのを忘れないようにします。
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3 下書きフォルダを意図的に使用する
メールボックスをやることリストにしないでください。これは、上から下へと進んでいくものです」と、ジャーナリストでベストセラー作家のチャールズデュヒッグは述べています。 より賢く、より速く、より良く 。文字通り誰でも追加できるので、これは可能な限り最悪のやることリストです。
注意が必要なものだけを開いて、独自の電子メールのやることリストを作成します。迅速な対応が必要な重要なメールを探します（優先プロジェクトや上司からなど）。それらのメッセージのみを開くか、返信を押します。コンピューターで返信ウィンドウを開いたままにするか、下書きフォルダーで下書きを保留のままにします。あなたのやることリストがあります：この返信のスタック。関連性の低いものを大量に破棄しようとするのではなく、所定の電子メール時間を使用して、思慮深く、説得力のある応答を書いてください。そうすれば、元の空の受信トレイではなく、空のドラフトフォルダを作成することが目標になります。
4 バッチでメールを受信する
pingが聞こえるたびに確認せざるを得ない場合は、受信トレイでの絶え間ないメールの集中砲火を管理する（そして気を散らすものを抑える）簡単な方法は、次のようなツールを使用することです。 BatchedInbox Gmailのプラグインは、常に気を散らすことからあなたを救うことができます。それはあなたの電子メールをグループ化し、それらを波状にあなたに送信しますが、あなたが選んだ正確な時間にのみです。
5 容赦なく退会
関係のないニュースレターや販売通知を1つずつ削除すると、生産性の錯覚を引き起こす可能性がありますが、毎週同じジャンクメールを検索すると、メールの非効率性が高まるだけです。 「法律により、すべてのニュースレターには購読解除リンクを含める必要があります」とダルトン氏は言います。 'そのリンクをクリックして、登録解除リクエストを送信してください。これは10秒の投資であり、よりクリーンな受信トレイの形で成果を上げます。」
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Daltonはまた、電子メールの購読解除アプリまたはサービスにサインアップする必要はなく、受信トレイをすっきりさせる必要はないと述べています。 「これらのプログラムの多くは、実際には、ビジネスを維持するためにあなたの電子メールアドレスを他の企業に販売することになります」と彼女は付け加えます。
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6 プレビュー機能をオンにします
電子メールプログラムのプレビュー機能がある場合は、それを使用します（ほとんどの場合はそうです）。これにより、メッセージの最初の数行を別のウィンドウで確認できるため、メッセージを読むためにメッセージを完全に開く必要がなく、迷惑メールをすぐに削除できます。 （ボーナス：これにより、ウイルスが添付されたメッセージを開く可能性も低くなります。）
7 メールを1回だけタッチする（そして5つのDを使用する）
ダルトンは、メッセージを開いたらすぐに、実行、委任、削除、延期、指定の5つのDを考慮して行動を起こすことを提案しています。 「2分未満のアクションを必要とする電子メールをすばやく実行し、他の誰かの側でアクションを必要とする電子メールを委任します」と彼女は言います。アクションを必要としないメッセージの購読をすぐに解除して削除し、完了するまでに2分以上のアクションを必要とする通知を延期します。最後に、関連情報を含む電子メールを別のフォルダーにファイルして、将来それらをより簡単に見つけられるようにします。
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8 フォルダはあなたの友達です
受信トレイをデフォルトのストレージとして使用すると、すぐにデジタルジャンクドロワーになり、必要なものを見つけるのが難しくなります。 ペギーダンカン 、アトランタの個人生産性の専門家。メッセージを手動でフォルダに並べ替えることはできますが、さらに良いことに、メッセージを優先フォルダに直接ルーティングする自動フィルタを設定できます。たとえば、Facebookからの通知は、ソーシャルメディアフォルダーに直接送信できます。マーケティングチームからのすべてのメッセージは、マーケティングイニシアチブファイルに直接ファイルされます。 （Gmailはこれを自動的に行いますが、Microsoft Outlookなどの他の電子メールサービスと同様のシステムをセットアップできます。）ニュースレターなどの1つのタイプのすべての電子メールが独自のフォルダーにグループ化されたら、すべてを選択して不要な電子メールを削除できます。シングルクリック。あなたとあなたのやることに役立つ自動メールソート設定を見つけて、それを守りましょう。
9 缶詰の回答の草案
同様のリクエストを含む複数のメッセージを受信した場合、Daltonは、デフォルトの定型応答を書き出すことをお勧めします。これは、各電子メール応答でわずかに調整およびパーソナライズできます。 「デフォルトの応答を電子メールの署名の1つとして保存して、電子メールの本文を簡単に自動入力できるようにします」と彼女は言います。天才ですよね？ （受信者と状況に合わせて変更することを忘れないでください。）
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10 メールをソートするためのエイリアスアカウントを作成する
多くのメールプラットフォーム（Gmailを含む）では、すべてが1つの受信トレイに送られるエイリアスアカウントを作成できます。 「エイリアスアカウントを1つのフォルダにフィードするように設定しました」と、Daltonは、請求書やその他の重要な財務書類を整理するために採用している戦術について述べています。 「私は金曜日の朝まで、これらの電子メールを処理しません。金曜日の朝、座ってすべての財政を整理するために時間を割きます。」
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十一 ただ。しないでください。応答。
そこでは言われています。このアドバイスは、明らかなジャンクメールを扱うだけではありません。明らかに、上司をゴースト化することを容認しているわけではありません。私たちはあなたの同僚からのそのメッセージについて話している。デュヒッグは、おそらく自分で答えを見つけることができるときに、人々はしばしば質問をしていると主張します。そして、私が返事をしなければ、彼らはそれらの答えを見つけに行くでしょう。失礼を感じることなく、このような考え方をどのように実行しますか？他の人の時間よりも自分自身と自分の時間をもっと心配することによって（ああ！）。実践するマントラ：人々が私にメールを送ったという理由だけで、私が人々に返答しなければならない理由はありません。
12 受信トレイを再考する-ゼロドリーム
これは、すべての人にとって正しい知恵ではないかもしれません。クリーンな受信トレイで毎日を終了および開始することについて、多くの人々にとって非常に満足のいくものがあります。しかし、あなたにとって、この期待は非現実的で、少し息苦しいかもしれません。受信トレイを宗教的に空にすることは、正直なところ時間の無駄かもしれません（そしておそらく本当に何か他のものについて）、とデュヒッグは言います。 delete、delete、deleteを押すと、満足できるか、生産的であるように見える場合がありますが、なぜわざわざするのでしょうか。彼は質問を投げかけます：それが気分を良くするので、それとも実際に役立つので、あなたはそれをしていますか？また、役に立たない場合は、クリーンな受信トレイは必要ないかもしれません。それを成功のバロメーターとして使用するのをやめるべきかもしれません。
