職場で効果的なメールを書く方法|リアルシンプル - オンラインコミュニケーションとエチケット

同僚から、過度に冗長な指示、混乱したリクエスト、または仕方不必要な受信者が多すぎるため、職場での効果的な電子メール通信の重要性をご存知でしょう。組織や考えなしに送信された電子メールは、実際にはワークフローを妨害し、一般的に人々を苛立たせ、さもなければ回避可能な誤解を引き起こす可能性があります。

では、詳細と簡潔の適切なバランスをとる、明確で効果的なメールをどのように作成しますか。関係するすべての適切な人々のためのすべての適切なトピックに当てはまるものですか？まず、ダイレクトメッセージではなく、電子メールで何かを送信するタイミングを知る必要があります。対面会議、または電話。電子メールは、指示の長いリストを送信したり、プロジェクトにチェックインしたり、ファイルを共有したりするのに理想的です。電子メールによるコミュニケーションにより、後で参照する必要のある重要な会話の記録も確実に作成されます。ここに、すべての効果的な電子メール作成者が「送信」を押す前に行う6つのことを示します。

1.件名を最大化する

まず最初に、件名をメッセージや応答に合わせて調整する必要があります。先週あなたにメールを送った人に手紙を書いていますか？関係のない古いメッセージを取り出して「返信」をクリックしないでください。受信者は、1週間前にあなたに書いた内容を正確に忘れてしまいます。彼らの方向性を示し、新しいトピックまたはメッセージへの応答（たとえば、最新のクライアントであるJane Doeの背景情報またはクリーブランドの新しい家への道順）を反映した新しい件名で返信を作成するのを手伝ってください、とPeggyDuncanは言います。アトランタの個人生産性の専門家。受信者を混乱させる可能性が低くなり、後でメッセージを見つけやすくなります。

ihopでフルスタックにあるパンケーキの数

第二に、具体的に。たとえば、ここに悪い/漠然とした件名があります：スタッフ会議。さて、これがより良いものです：この添付ファイルを午後2時に持ってきてください。スタッフミーティング。必要なアクションや場所と時間の詳細などの詳細を含めると、受信者がメッセージの重要性を即座に判断できるようになります、との著者であるマーシャイーガンは言います。 受信トレイのデトックスと電子メールの卓越性の習慣 （$ 20; amazon.com ）。また、必要なタスクを完了することを忘れないようにするのにも役立ちます。

主題がどうあるべきかわからない？後でメールを見つける必要がある場合に使用するキーワードについて考えてみてください、と著者のニック・モーガンは言います。 私の声が聞こえますか？仮想世界の人々とつながる方法 （$ 11; amazon.com ）。

2.詳細な手順を提供します

書面による指示の明確さは、仕事用の電子メールの有効性を左右する可能性があります。それぞれのタスクを人々のグループに割り当てる場合は、それらを人ごとに分類し、箇条書きを使用して、具体的には、それぞれのタスクから何が必要かを全員が正確に把握できるようにします。

3.受信者を慎重に選択します

受信者を追加する前にメールを書いてください、とヴァネッサヴァンエドワーズの著者は言います 人と成功する科学を魅了する （$ 12; amazon.com ）。これにより、恐ろしい偶発的な送信を防ぐだけでなく、電子メールの内容に基づいて受信者を追加することもできます。これらの長い複数人の電子メールチェーンを避けたいですか？ドキュメントなど、何かにコメントするために複数の人が必要な場合は、共有可能なファイル（Googleドキュメントなど）を作成することを検討してください。このファイルでは、誰もが1000通のメールを送信せずに1つのスペースで変更を提案できます。

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4.排水言語を削減する

修正が必要なsnafuについてメールを送信しますか？それが何であるか、またはそれが誰のせいであるかについて詩的にワックスをかけるのではなく、 必要なアクション 問題を解決します。たとえば、「クライアントは私たちのプレゼンテーションに問題があり、修正するのが難しいでしょう」と言う代わりに、「クライアントが私たちの電話で持ち出したものを修正するのにあなたの助けが欲しい」と言ってみてください。これは負帰還を与えるまたは、電子メールを介して不快なタスクをより効果的に要求します。

5.返信手順を含める

メールに返信が必要ない場合でも（2時間以内に医師の診察を受けるか、今日ではなく明日レポートを提出できます）、多くの人がOKまたはThanksで確認する義務があると感じています。これらの人々に簡単に出てください。返信を希望しない場合は、メッセージの最後に「返信は不要」と含めてください、とダンカン氏は言います。両端の時間を節約し、無駄なメールが受信トレイに散らかるのを防ぎます。また、誰かに質問するときは、事前に「ありがとう」と書いてください。それはあなたがその人が返信するときに一行の感謝を送りたくなるのを防ぐでしょう。

6.個人的になりすぎないでください

メールは感情ではなく事実のためのものだとイーガンは言います。デジタル通信には声の抑揚とボディランゲージがないため、特定の感情（同僚についての気持ち、隣人のパーティーについての考え）は簡単に誤解される可能性があります。デリケートな（またはポジティブではない）問題を提起したい場合は、代わりに電話をかけてください。