ステップ1：確認済みの領収書とATM伝票を投げる
ほぼすべての財務書類は、3つのカテゴリに分類できます。暦年以下でのみ保持する必要のある記録、7年間保存する必要のある書類（納税申告書が監査される一般的な期間）、そしてあなたが無期限にぶら下がるべきである書類。
たとえば、ATMでの引き出しの領収書をすべて保存する必要が本当にありますか？いいえ。オンラインアカウントまたは毎月の明細書に記載されている情報を確認したら、ATM伝票を破棄できます。預金伝票やクレジットカードの領収書についても同じことが言えます。アイテムを数回問題なく使用した後、または保証の期限が切れた後は、マイナーな購入の領収書を保管しないでください。主要な購入の領収書を保管してください（交換費用が住宅所有者または賃貸人の保険で控除可能な額を超えるアイテム）。
暦年の終わりの直後に、あなたはおそらくあなたの給料の半券、毎月のクレジットカードと住宅ローンの明細書、公共料金の請求書（そうでない場合）を含むたくさんの追加の紙を捨てることができるでしょう（またはより安全に、細断する）事業控除に必要）、および前年度の証券会社および投資信託会社からの月次または四半期報告。
ニューヨークのロックビルセンターの公認会計士であるエド・スロットは、「通常、1年全体の活動は、年末の最終声明に詳細に記載されているため、他のすべての声明は冗長になります」と述べています。たとえば、最終的な給与明細書とW-2フォームは、他の誰かのために働いている場合、その年のすべての収入を記録します。あなたが自営業の場合、あなたの1099フォームはあなたのために同じことをします。同様に、ほとんどの投資会社と一部のクレジットカード発行会社は、1月に包括的なステートメントを送信します。 「年末の要約と一致するまで、毎月の更新を続けてください」とSlott氏は言います。
ステップ2：最大7年間の最終声明に固執する
ただし、これらの最終的なクレジットカードの明細書は、W-2および1099とともに、少なくとも3年間、できれば7年間保持する必要があります。内国歳入庁は、納税申告書を提出した日から最長3年間、エラーを調査し、総所得を25％以上過少申告した疑いがある場合は6年間監査を実施します。 （故意に詐欺を犯した人には時効はありません。）実際、監査期間が終了するまで、返品をサポートする書類を保管しておく必要があります。保持する必要のある追加の文書には、すべての控除可能な事業費（娯楽、ホームオフィス機器、専門家会費など）のキャンセルされた小切手と領収書、退職金、慈善寄付、育児手形、 -ポケット医療費、償還、および住宅ローン-利息および固定資産税の支払い。
故意に虚偽の申告書を提出した場合を除き、税務状況がいかに単純であるかに応じて、3〜7年後にこれらの裏付けとなる書類を提出することができます。
ただし、監査の機会がほとんどなくなった後でも、実際の納税申告書や投資口座の年末の要約を捨てないでください。これらのドキュメントは多くのスペースを占有せず、将来の財務計画に非常に役立ちます。
保険の目的で、主要な購入の領収書と、住宅改修に支払った金額を示す領収書を無期限に保管して、潜在的な購入者を満足させ、住宅を売却する際のキャピタルゲイン税を減らすこともできます。受益者の指定と株式、投資信託、およびその他の投資の購入価格を示す確認書を保管しておくことが非常に重要です。 Slott氏は、「いつの日か、あなたやあなたの相続人は、税務上の投資の利益を決定するためにあなたが支払った金額を正確に知る必要があるからです」と述べています。
ステップ3：あなたの論文に家を与える
事務処理を行う場所として指定できる予備の部屋やコーナーがある場合は、すばらしいです。そうでない場合は、小切手を書くことができるテーブルの近くにある、請求書や現在の記録を保管できる引き出し、キャビネット、またはクローゼットで十分です。消耗品については、書類を提出するのにフォルダやマニラ封筒が便利で、記録を保管するためのファイルキャビネットや段ボール箱も便利です。
遺言、出生証明書、結婚証明書、保険証書、財産証書、その他の永続的な記録を、他の財務書類の近くの安全でアクセス可能な場所に保管してください。そうすれば、あなたとあなたの相続人は、必要に応じていつでもすぐにそれらにアクセスできます。 。
ステップ4：体系的にする
すべての紙を処理するための計画を立てます。紙幣を入れる場所（たとえば、マニラ封筒、引き出し、プラスチックの箱や選別機）を選び、郵便物が届いたら各封筒に入れます。次に、座って請求書を支払うと、必要なすべての事務処理が1か所にまとめられます。
ここで重要なのは、請求書の支払いまたは明細書の確認が完了したら、すぐに提出することです。 「あなたの目標は、紙を山から山へとシャッフルするのではなく、できるだけ少ない回数だけ触れることです」と、Ernst＆YoungのミネアポリスオフィスのファイナンシャルプランナーであるPaula BoyerKennedyは言います。 「支払い後に請求書を引き出しに戻すと、友達が見つかり、彼らは交尾して子孫を生み出します。間もなく、あなたは本当のごみを手に入れるでしょう。」
繰り返しになりますが、必要なのは非常に基本的なファイリングシステムだけです。最も簡単な方法は、税金に関連するすべてのものを、引き出し、ファイルキャビネット、紙のアコーディオンファイル、さらには靴箱など、使い終わったらすぐに1つの容器に入れることです。そうすれば、納税申告書に記入する準備ができたら、必要なすべての書類をすぐに手に入れることができます。または、最初にもう少し整理されたシステムをセットアップして、人生の主要なカテゴリ用に個別のファイルフォルダを設定することもできます。たとえば、アカウントの種類（クレジットカードの明細書、仲介の明細書、公共料金の請求書など）、税のカテゴリ（控除可能な事業費、慈善寄付など）、または財務目標（財務目標）でフォルダにラベルを付けることができます。住宅、退職金、大学基金など）。これには最初はもっと時間がかかるかもしれませんが、長期的には時間を節約できます。
ステップ5：バックログに取り組む
システムを導入した後でも、すでに蓄積したすべての山に対処する必要があります。大規模な再編成を開始する代わりに、一度に小さなスタックを並べ替えることから始めます。ニュースを見たり音楽を聴いたりしながら、古い紙をふるいにかけるために1日30分を割り当てることができます。
小さな組織がもたらす違いに驚かれることでしょう。シンシナティのプロのオーガナイザーであるステファニー・デントンは、「人々は、財務書類が混乱している結果として支払う金額に気づいていません。ここではクレジットカードの請求が遅れ、税額控除が失われています」と述べています。しかし、さらに大きなのは、長期的な精神的および経済的利益かもしれません。組織化されたら、「投資や経済的目標など、本当に重要なことに精神的なエネルギーを集中させることができます」と、著者のテリー・サベージは言います。 お金の野蛮な真実 （（ amazon.com ）。 「財務書類を整理することは、安心して大きな利益をもたらします。」
